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證交所「證券服務雙月刊」專欄-跨部門溝通與資訊整合(下)​

TIRI 與台灣證交所合作,於證券服務雙月刊專欄分享投資人關係(IR)實務經驗, 本期由聯德控股股份有限公司 財務部經理 劉弘昌先生主筆
(上篇請按此)
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下篇全文
文/聯德控股股份有限公司 財務部經理 劉弘昌

對內溝通進行跨部門資訊整合目的,是要在企業內部形成共同認知快速有效的「策略」;此策略經過深思熟慮,考量企業在競爭的環境中,衡量企業本身優劣長短,並據以形成優勢和創造生存與發展所必須採取的實際行動。一切策略執行的最終目的要達到深化公司治理文化,營造友善投資環境與提升公司整體價值與競爭力為目標。
 
投資人關係長IRO擔當對內溝通、對外交涉以及訊息傳遞與反饋等重要工作。對內溝通可透過主管跨部門例行經管會議、定期舉辦的「策略共識營」;或發揮個人魅力,透過非正式溝通管道。達到凝聚內部共識,整合各不同意見與反饋的目標。最終由決策階層落實在經營策略與管理實務上;同時向上取得董事會與股東會支持。
企業有如不斷演化的人造有機體;透過持續進行內外溝通協調、訊息傳遞與反饋,相互鍛鍊、激盪、型塑企業文化與價值創造模式。
 
投資人關係長IRO對內溝通實際做法,各企業不同,部分企業會訂定標準作業流程SOP之「標準作業程序」、「工作(或職務)說明書」載明職位職責範圍與作業程序;或以內部標準化作業流程規範訂明執掌與分工,以及溝通程序與資訊取得之SOP程序作業準則。
 
而標準化作業流程SOP可分為常規作業(Routine)、事件驅動(Event driven)作業以及例外處理(Exception handling);一般大致可將日常例行性對外申報公告事項列為常規作業(Routine)、參加或主辦法說會為事件驅動作業(Event driven),而遇突發事件或狀況發生可視為例外處理作業(Exception handling)。說明如下:
  1. 常規作業(Routine):常規作業在在日常例行性對外申報公告常規作業中(Routine),循企業內部作業程序大致都可以圓滿完成。除了所申報或是公告內容有著極為重大變化或差異,演變成為一個例外處理事件(Exception handling)。此時處理方式需更謹慎,評估後續是否召開記者會或是法人說明會說明,讓危機化成轉機,考驗著IRO處理能力,也是此時投資人關係長IRO的重要工作項目。
  2. 召開或參加法說會為事件驅動(Event driven)作業:法說會是目前資本市場提高曝光度的快速途徑,也是機構投資人與投顧分析師與公司面對面直接溝通的管道。但水能載舟覆舟;法說會前的內部資料整合與溝通準備顯得格外重要;包括總體經濟資料蒐集,產業發展現況,公司目前所處位階,與競品之間差異、業務現況、方向,財務與經營績效等都必須事先與各部門充分溝通,資料蒐集與分析整理,以及媒體公關文稿準備等。除了資料整理準備;法說會前也必須演練與充分準備,以使臨場表達能更適切穩當,增加公司正面形象。
  3. 例外處理(Exception handling)作業:企業在經營期間突逢遭遇好的或壞的突發事件,對公司營運有重大影響時可視為例外事件;比如近期延燒全球的新冠肺炎(Convid-19)疫情,已經帶給全球全面的衝擊,連美國總統川普都接受新冠肺炎檢疫;疫情發展切斷全球供應鏈與消費鏈,油價與股匯市暴漲暴跌,衝擊幅度與廣度前所未有,連股神巴菲特都說是其今生(89歲)所僅見恐慌狀態。此時包括重大訊息、聲明稿、記者會等,都需先整合公司內部資訊,在前後一致的標準下對外發布。投資人關係長此時扮演不是化妝師角色,也不是只報喜不報憂的單向功能,而是以誠實專業與負責的態度對投資人傳遞正確的訊息。短時間突發意外事件或許會對股價產生影響,但誠實是上策,若始終以誠信對待投資人、機構投資人或投顧分析師,相信在事件過後,市場仍會給予誠信與誠實的企業公平的評價。例外事件往往是投資人關係長的終極考驗與磨練更上層樓的基石。
 
對內整合協調,對外誠信溝通,投資人關係長IRO的一切努力,誠如1969年成立的美國投資人關係協會(National Investor Relations Institute;NIRI)定義的投資人關係定義:「一項策略管理職責,整合企業財務、溝通、行銷及法遵,使公司與資本市場和其他利害關係人之間達成最有效的雙向溝通,最終有助實現公司價值,以及提升股東價值。」IRO奉行不渝,造次必於是,顛沛必於是。這也是投資人關係長IRO在執行對內對外溝通時,謹記在心的最高指導原則。

證券雙月刊網址:
https://www.twse.com.tw/staticFiles/product/publication/0001067601.pdf
© TIRI 社團法人台灣投資人關係協會
©Taiwan Investor Relations Institute
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